Vereniging PAS Nederland

  • Vergroot letter grootte
  • Standaard letter grootte
  • Verklein letter grootte

Autisme en vergaderen

Print

Inleiding

Vergaderen is een zeer belangrijk onderdeel van het dagelijks leven. Werkende mensen krijgen regelmatig te maken met bijeenkomsten, presentaties of werkoverleggen. Dit is belangrijk in zowel zakelijk als informeel opzicht. Zakelijk omdat er altijd dingen zijn die besproken moeten worden. Informeel wordt er tijdens deze bijeenkomsten een onderlinge saamhorigheid beleefd. En als het niet op het werk is, dan zijn het de formele of minder formele bijeenkomsten in bijvoorbeeld het verenigingsleven: bestuursvergaderingen, commissies, besprekingen met gemeentes en wat niet al.
 
Ook in veel opleidingen spelen vergaderingen een belangrijke rol. Denk aan studieopdrachten of projectgroepen. Voor al deze vormen van overleg of vergaderen worden meerdere, vooral sociale, vaardigheden verwacht van de deelnemers. Goed kunnen luisteren, de draad kunnen volgen, op het juiste moment iets in het midden kunnen brengen, kunnen samenwerken met andere deelnemers, afspraken nakomen.

Ook personen op het autistisch spectrum worden regelmatig geconfronteerd met het verschijnsel ‘vergaderen’, via werk, studie of het verenigingsleven.  Het ligt voor de hand dat ze ook op dit gebied worden geconfronteerd met problemen en beperkingen. In hoeverre is vergaderen voor autistische mensen een probleem? Met welke beperkingen krijgen zij te maken? En op welke manier kunnen zij toch een zinvolle bijdrage leveren?
 
Deze notitie over autisme en vergaderen kwam tot stand naar aanleiding van een bijeenkomst van de Werkgroep Autisme en Werk. Deze bijeenkomst was grotendeels gewijd aan het onderwerp ‘vergaderen’. De bevindingen die hier beschreven worden zijn gebaseerd op uitspraken van de deelnemers, vier mannen en een vrouw, allen met een vorm van autisme. Hoewel iedere deelnemer zijn of haar eigen ideeën had over het onderwerp ‘(problemen met) vergaderen’, leken er toch wel enkele overlappende kenmerken te zijn. Deze kenmerken vormden een samenhang met de kenmerken van autisme en gelden mogelijk ook voor andere personen met autisme. Er zijn toen ook ideeën geopperd om betere manieren van vergaderen te ontwikkelen voor mensen met autisme. Bij de volgende bijeenkomsten is hiermee ook geëxperimenteerd.
 
Het is belangrijk om aan dit onderwerp aandacht te besteden. Want zoals gezegd, vergaderen is een activiteit die zeer vaak voorkomt in het leven van alledag. En als mensen met autisme daarbij tegen problemen aanlopen, is het goed er aandacht aan te besteden. Wellicht is het mogelijk om op grond van deze bevindingen tot handvatten te komen waarmee mensen met autisme hun problemen met vergaderen kunnen aanpakken. Want ook wij als personen met autisme willen het gevoel hebben dat we een zinvolle bijdrage kunnen leveren.

Hieronder volgt een opsomming van problemen die door de deelnemers aan de Werkgroep Autisme en Werk werden genoemd. Op deze opsomming volgt een beschrijving onder het kopje ‘problemen met vergaderen’.
 
  1. Rol tijdens de vergadering: onduidelijkheid over wat er van je verwacht wordt.
  2. Moeite met het onderscheiden van hoofd- en bijzaken.
  3. Gebrek aan structuur
  4. Tempo tijdens de vergaderingen (in de regel te hoog)
  5. Onduidelijkheid over de werkverdeling
  6. Wel de details zien, maar niet de grote lijnen
  7. Maar heel kort de aandacht erbij kunnen houden
  8. Externe prikkels die teveel afleiden
  9. Voorbereiding: niet begrijpen wat er van je verwacht wordt ten aanzien van het voorbereiden van de vergadering.
 
 

Problemen met vergaderen

Rolverdeling tijdens de vergadering

Eén van de problemen die door de deelnemers werd beschreven, is die van de rolverwachting tijdens een vergadering. Hoe vanzelfsprekend het ook lijkt, mensen met AS hebben niet altijd in de gaten welke rol iedereen heeft tijdens een vergadering en wat er nu precies van ze verwacht wordt. Is het voldoende om alleen aanwezig te zijn en te luisteren of wordt er een actieve houding verwacht?
 
Onduidelijkheid hierover kan tot verschillende gedragsvormen leiden: op het verkeerde moment iets in het midden brengen, erbij zitten zonder iets te zeggen, of zelfs vergaderingen zoveel als het kan vermijden. Soms kan een dergelijk gedrag voorkomen worden door bijvoorbeeld een goede voorbereiding houden op de vergadering. Ook kan het helpen om een duidelijke rolverdeling af te spreken.

Hoofd- en bijzaken

Een tweede probleem is het begrijpen van wat er gezegd wordt. Dit was een punt dat door meerdere deelnemers aan de werkgroep werd genoemd. Niet altijd kunnen wij hoofd- en bijzaken onderscheiden. Wij zijn meer gericht op details dan op grote lijnen. Soms leidt dat ertoe dat iemand met AS bepaalde details nog zit te overdenken terwijl de vergadering ondertussen verder gegaan is. Hierdoor kan de AS’er belangrijke informatie missen.
 
Er kunnen ook problemen ontstaan met het bepalen van wat belangrijk is, als de AS’er een heel andere interpretatie heeft van wat er gezegd is dan de andere aanwezigen. Bij de uitvoering blijkt dan dat de persoon met AS een verkeerde inschatting heeft gemaakt.
 
Sommige mensen kunnen niet tussen de regels door lezen. Hierdoor ontgaat hen informatie over wat belangrijk is. Soms mist iemand het onderwerp volkomen. Achteraf blijkt, bij het verwoorden van de afspraken (bijvoorbeeld bij uitwerken notulen), dat opdrachten verkeerd of helemaal niet begrepen zijn.

Structuur


Samenhangend met het punt ‘hoofd- en bijzaken’ is het punt structuur. Hoe ongestructureerder de bijeenkomst, hoe meer moeite wij hebben die te volgen. Met ditjes-en-datjes-koetjes-en-kalfjes kunnen wij niet zo goed overweg. Naarmate het onderwerp duidelijker is, is de bijeenkomst voor ons makkelijker bij te wonen. Een goede tijdsbewaking helpt ook; sommigen hebben een (zeer) korte aandachtsboog.

Tempo tijdens de vergaderingen


Meerdere personen zeggen het tempo tijdens de vergaderingen (te) hoog te vinden. Bijvoorbeeld bij studiebijeenkomsten die toch bijgewoond moeten worden. Men heeft dan het gevoel niets zinnigs te kunnen bijdragen. Uiteraard spelen hierin ook weer de problemen mee die te maken hebben met het onderscheiden van hoofd- en bijzaken of het missen van structuur. Wij houden van, en hebben behoefte aan, duidelijkheid.
 
 

Het begrijpen van opdrachten


Soms hebben we het idee de opdracht niet eens begrepen te hebben. Bijvoorbeeld: een commissie van de studentenvereniging voor het werven van nieuwe leden. Wat wordt er precies van je verwacht? Het lijk er vaak op dat de anderen (de niet-autisten) sneller in de gaten hebben waar het om draait. Soms helpt het om een duidelijk kader aangereikt te krijgen. In het geval van de commissie bij de studentenvereniging is dat bijvoorbeeld een draaiboek van eerdere jaren. 
 

Voorbereiding


Moeite met voorbereiden hangt samen met het moeilijk begrijpen van opdrachten. Wat wordt er van je verwacht? Een opdracht kan namelijk betrekking hebben op het voorbereiden voor de volgende bijeenkomst. Er moet iets gelezen worden. Er moet voor een bepaalde datum gereageerd worden. Er moet iets worden voorbereid voor de volgende vergadering. Als de ASS’er deze opdracht of verwachting niet goed begrijpt, dan gaat zijn of haar bijdrage aan de vergadering de mist in. Het is dan ook heel belangrijk dat de voorzitter, of degene die de vergadering bijeen roept, heel duidelijk en precies aangeeft wat er verwacht wordt. Dit moet zo concreet mogelijk worden gemaakt. “Jij doet dit, Piet doet dat, voor die-en-die datum”enz.
 

Details zien in plaats van de grote lijnen


Wij zien vaak eerder de details dan de grote lijnen. Dit hangt weer samen met het niet kunnen onderscheiden van hoofd- en bijzaken. Soms is de autistische deelnemer nog bezig met het overdenken van de details, waardoor hij de grote lijn mist. Of de autistische deelnemer moet notuleren en maakt dan een heel gedetailleerd verslag, maar de essentie van het besprokene is niet goed begrepen. Soms brengt de autistische deelnemer iets in het midden tijdens de rondvraag, maar dat is dan eerder een detail. Er is ook schaamte vanwege het “niet begrepen hebben”. Deze schaamte kan dan weer belemmerend werken.
 

Externe prikkels


Mensen met autisme zijn vaak extra gevoelig voor zintuiglijke prikkels. Dit kunnen harde geluiden zijn, maar ook geluiden die voor niet-autisten niet zo’n groot probleem vormen, zoals het zoemen van een ventilator of het felle licht van een beamer.
 

Moeite met aandacht

Bij ‘aandachtstekort’ wordt misschien niet direct gedacht aan autisme. Toch kan het een rol spelen bij autisme, ook bij vergaderen. Eigenlijk hangt dit punt samen met alle andere punten die hier behandeld worden. De aandacht van de deelnemer met autisme kan afgeleid worden als hij of zij het tempo niet kan bijhouden omdat de informatie langzamer verwerkt wordt, niet weet wat er van hem of haar verwacht wordt, afgeleid wordt door externe prikkels, enzovoort. Dit is uiteraard een probleem bij vergaderen, omdat er dan nog meer informatie gemist wordt. Het gevaar van afgeleid-zijn is groter naarmate de bijeenkomst ongestructureerder is.

Aanpak van de problemen

Er kunnen maatregelen worden bedacht om als AS’er toch een zinnige bijdrage te kunnen leveren aan een vergadering of werkoverleg. Soms komen mensen zelf met oplossingen. Bijvoorbeeld door je heel goed voor te bereiden op een vergadering of bijeenkomst. Het gevaar bestaat overigens dat je je dan toch teveel in details gaat vastbijten omdat je de hoofd- en bijzaken niet kunt onderscheiden. Het maken van verslagen achteraf kan hier ook bij helpen. Soms gaan mensen notuleren om maar vooral geen informatie te missen. Bij het bespreken van de notulen komt dan naar voren wat er wel of niet begrepen is.
 
Het visualiseren van tekst kan ook helpen. Bijvoorbeeld, het onderstrepen of markeren van tekstdelen waarvan je denkt dat die belangrijk zijn.
 
Een ander punt dat kan helpen, is een duidelijke rolverdeling die voor de vergadering wordt afgesproken. Op die manier wordt voorkomen dat iemand bij een vergadering zit zonder te weten wat er van hem of haar verwacht wordt. Er moet dan natuurlijk wel ruimte zijn om een dergelijke afspraak met elkaar te maken.
 
Als deelnemers zich moeilijk een voorstelling kunnen maken van wat er verwacht wordt of wat nu precies de opdracht is, dan kan er gebruik gemaakt worden van hulpmiddelen als draaiboeken, visualisaties door middel van film etc.

Goede ervaringen

Deelnemers aan de werkgroep hebben goede ervaringen opgedaan met de volgende maatregelen:
  • Duidelijke agenda, één onderwerp per agendapunt.
    Er wordt een gedetailleerde agenda opgesteld met toelichting bij de punten, zodat de deelnemers zich een voorstelling kunnen vormen van hoe de vergadering zal verlopen. Uit de veelheid van aspecten die bij een agendapunt aan de orde kunnen komen, wordt er één uitgekozen als meest belangrijk
  • Regelmatig de kans krijgen om één voor één te reageren.
    Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door een rondje te maken, waarbij ieder de kans krijgt om te reageren
  • Nieuwe zaken behandelen op een volgende vergadering.
    Als er nieuwe aspecten of nieuwe onderwerpen voor een bespreking naar voren komen, dan worden die niet op het moment zelf ingelast, maar altijd doorgeschoven naar de volgende vergadering
  • Laag tempo (de voorzitter notuleert).
    Het is belangrijk om het tempo laag te houden, de voorzitter neemt de tijd om aantekeningen te maken of om de notulist te vragen of e.e.a. is vastgelegd
  • Samenvatten.
    Om de kans te verhogen dat iedereen het nog kan volgen, wordt herhaaldelijk samengevat
  • Per punt afspreken wie waarop let of reageert.
    Om de ‘werkdruk’ laag te houden en duidelijkheid te geven kan bij een agendapunt afgesproken worden wie waarop let of op welke aspecten iemand zal reageren
Bij PAS+ zijn goede ervaringen opgedaan met een volledig procesmatige invulling van de vergadering: iedereen bereidt een stukje voor en presenteert dat stukje, vervolgens is er een vragenrondje per stukje, een evaluatie per stukje, en eventueel slotopmerkingen. Ook via de e-mail kan achteraf nog gereageerd worden.
 
 

Tips voor het leiden van vergaderingen met ASS’ers

 

Met deze tips is nog geen ervaring opgedaan:
  • Mensen direct aanspreken:
    niet afwachten tot iemand helemaal heeft uitgevogeld wat hij/zij had willen zeggen, maar op de man af vragen of er een reactie is. De voorzitter vermoedt bijvoorbeeld dat iemand nog een reactie wil geven;
  • Twee minuten stilte:
    hierbij schrijft iedereen zijn of haar gedachten op, vervolgens een ronde waarbij iedereen die specifieke gedachte(n) opnoemt;
  • Externe voorzitter vragen:
    in plaats van dat een van de aanwezig deelnemers (met ASS) de voorzitterrol vervult, kan een extra persoon gevraagd worden daarvoor (zonder ASS?);
  • Gekleurde briefjes:
    hiermee kunnen mensen aangeven dat ze willen spreken of andere zaken kunnen aangeven;
  • Tijd nemen om elkaar te leren kennen:
    aparte eerste vergadering?, voorstelrondje (met afgesproken aandachtspunten waarover je iets vertelt van jezelf)?
  • Onderwerpen extra uitgebreid inleiden:
    hierdoor is er meer tijd om de beeldvorming op gang te laten komen;
  • rollen verdelen:
    het idee is dat hoe minder taken iemand heeft, des te makkelijker kan hij/zij het kan volhouden. Hiervoor de Belbin rollen gebruiken? Of iemand beperkt zich tot een bepaalde deskundigheid die hij heeft, of tot een bepaalde taak (notulist)?
  • de informatie visueel maken:
    bijvoorbeeld door tijdens de bespreking een flip-over te gebruiken. Of door bijdragen in te typen op een laptop en te tonen m.b.v. een beamer. Software voor dat laatste: tekstverwerker (outline), visio/one notes/mindmapper;
  • meer uitleg tussendoor, meer herhaling, meer tijd om te interrumperen:
    dit is allemaal bedoeld om afhaken te voorkomen of opnieuw aanhaken te bevorderen;
  • er zou een ass-tolk moeten bestaan:
    iemand die bij een vergadering zit, de zaak volgt, en waarnodig even onderbreekt en aanvullende uitleg geeft aan de ass-persoon (emoties, besluiten, abstract à concreet, etc)
  • verbaal ondertitelen door voorzitter ‘jij vindt het leuk’, ‘dat is wat je wilt’, etc:
    de voorzitter maakt de nonverbale communicatie expliciet ten bate van deelnemers die dat niet zelf oppakken;
  • Voorzitter vraagt door naar gevoelens die anders onopgemerkt zouden blijven voor een aantal deelnemers.
     
 

Steun PAS

alt
Koop je boeken online via YouBeDo. PAS ontvangt dan 10% van het aankoopbedrag!
Lees meer...
 

alt

Swink Webservices steunt PAS op onze social media.

Lees meer...
 

PAS berichten

Adreswijzigingen doorgeven
Lees meer...

Overige Tips